Homeoffice wird neben Corona wahrscheinlich das Schlagwort des Jahres 2020 sein. Während viele Unternehmer vor noch knapp neun Monaten Homeoffice konsequent als unnütz und für das eigene Unternehmen nicht relevant abgelehnt hätten, ist das Homeoffice für viele jetzt zur letzten Rettungsleine für das Unternehmen geworden. Die Frage, die sich jetzt viele Unternehmer und auch Angestellte stellen dreht sich jetzt nicht mehr darum, ob Remote Working überhaupt sinnvoll ist, sondern wie die Kollaboration der Mitarbeiter von zu Hause besser und vor allem sicher gestaltet werden kann.

Die Suche nach neuen Werkzeugen und Möglichkeiten, um das Homeoffice für das eigene Unternehmen effizient zu organisieren, ist aber oft nicht so einfach. Die Lösung kann aber für viele schon mit Windows direkt auf der Festplatte liegen. Microsoft hat mittlerweile eine ganze Reihe nützlicher Tools im Angebot, die Unternehmen im Homeoffice wirklich helfen können.

Das sind die besten Microsoft-Tools für Kommunikation, Effizienz und Management:

• Microsoft Teams – Für das Management von Mitarbeitern und Aufgaben
• One Drive – Für die zentrale Verwaltung von Dokumenten und Dateien
• Virtuelle Windows Desktops – Damit Arbeit und Freizeit auch ohne Arbeitscomputer getrennt werden können

Kollaboration: Microsoft Teams

Microsoft bietet mit Teams ein starkes Management-Tool für Unternehmen an, die während der Pandemie plötzlich auf Remote Working angewiesen sind. Genau wie der Erzrivale Slack hat Teams viele Funktionen, die die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und die Verwaltung von Aufgaben wesentlich einfacher machen. Neben der klassischen Aufgabenverwaltung gibt es Chats, Anrufe, Nachrichten und sogar eine einfache Möglichkeit Meetings und Termine zu terminieren.

Ein Tipp: Aktuell gibt es Microsoft Teams für Unternehmen wegen Corona bis zu sechs Monate kostenlos.

Datenverwaltung: One Drive

Wie sollen Daten verwaltet werden, wenn niemand mehr im Büro ist? Die Antwort ist die Cloud. Mit Cloud-Speichern wie One Drive, ist die Verwaltung von Daten und die Kollaboration von Mitarbeitern auch außerhalb des Büros einfach zu organisieren. Die Daten sind durch die Cloud jederzeit verfügbar, Änderungen nachvollziehbar und die Frage nach der aktuellsten Version eines Dokuments erübrigt sich, da der Cloud-Speicher immer aktuell ist. Für Unternehmen während der Corona-Krise ist One Drive dank der einfachen Einrichtung ein wirklicher Lebensretter geworden.

Und was ist mit der Datensicherheit?

Neben dem Argument, dass die Mitarbeiter im Homeoffice nicht genug arbeiten würde, war Datensicherheit bisher eines der großen Argumente gegen das Arbeiten von zu Hause aus. Mit ein wenig Know-how und aktuellen Tools, wie VPNs und Passwortmanagern, ist Homeoffice aber auch problemlos zu stemmen.

Hier deshalb zwei einfache Tipps zum Datenschutz:

• Benutzen Sie einen Passwortmanager, wie Lastpass, um Passwörter sicher zu erstellen, zu verwalten, oder mit Mitarbeitern oder Kollegen zu teilen. Der Versand von Passwörtern in Klartext oder das Diktieren per Telefon entfällt durch nützliche Tools, wie dieses gänzlich.
• Benutzen Sie einen VPN (Was ist ein VPN? ), um Ihre Daten und Aktivitäten vor Fremdzugriff zu schützen. Mit einem VPN werden besonders drahtlose Verbindungen oder Verbindungen über öffentliche Netzwerke, wie zum Beispiel Hotspots unterwegs, wesentlich sicherer.

Trennung von Arbeit und Freizeit: Virtueller Desktop

Da die Notwendigkeit des Homeoffice für viele Unternehmen sehr überraschend kam, sind nur wenige Unternehmen darauf vorbereitet gewesen. Es ist daher nicht selten, dass Mitarbeiter mit ihren privaten Geräten arbeiten müssen und so die Trennung von Privat und Geschäftlich nicht mehr so einfach ist. Zumindest nicht einfach, wenn man die virtuellen Desktops von Windows 10 nicht kennt. Mit einem virtuellen Desktop können Arbeit und Privates auch auf einem einzelnen Gerät leicht voneinander getrennt werden.

Wie nutze ich die virtuellen Desktops von Windows?

Öffnen Sie einfach Ihre Windows Timeline unten links neben dem Windows-Symbol und klicken Sie auf „+ Neuer Desktop“, um einen zweiten Desktop zu erstellen.

Soweit zu den besten Microsoft-Tools für die Arbeit von zu Hause aus.